Vacature secretaris
Eén van de taken van het bestuur is het aansturen van de organisatie en het omzetten van besluiten in acties, daarbij geholpen door een grote groep vrijwilligers. Onze vereniging is op zoek naar iemand die alle daarbij horende processen binnen de vereniging bewaakt en mee helpt uitvoeren, oftewel een
Secretaris (V/M/X)
Taken:
- Het uitschrijven van de bestuurs- en ledenvergaderingen;
- Opstellen van de agenda van deze vergaderingen in overleg met voorzitter;
- Verslaglegging van bovengenoemde vergaderingen en bewaking van de uitvoering van de actiepunten;
- Behandeling van ingekomen post en e-mail in overleg met de voorzitter en/of de penningmeester;
- Bewaakt het proces van het opstellen van het meerjarig beleidsplan, bestuursplan en de verslaglegging in samenwerking met de overige bestuursleden;
- Communicatie met COC Nederland aangaande verenigings- en federatiezaken;
- Relatiebeheer, waaronder het vrijwilligersbestand en de ledenadministratie;
- Vrijwilligersmanagement, waaronder werving en selectie van vrijwilligers;
- Houdt er toezicht op dat besluiten van het bestuur en de door de vereniging ondernomen activiteiten niet in strijd zijn met de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging en van COC Nederland;
- Opstelling van een algemeen dossier samen van alle administratieve bescheiden (met uitzondering van de financiële bescheiden en de personeelsbescheiden) ten behoeve van het archief van de vereniging;
- Deelname aan federatieoverleggen van COC Nederland over bovenstaande activiteiten;
- Vervanging van de voorzitter bij diens afwezigheid.
Positie in de organisatie:
De secretaris vormt samen met de voorzitter en penningmeester het dagelijks bestuur van de vereniging. Bepaalde taken kunnen gedelegeerd worden aan andere functionarissen binnen de vereniging, bijvoorbeeld verslaglegging, archiefbeheer. De secretaris blijft wel zelf verantwoordelijk.
Vanuit de functie heeft de secretaris contacten met alle geledingen binnen de vereniging, COC Nederland, collega COC-verenigingen en andere maatschappelijke organisaties. Het is dan ook van belang, dat de secretaris in staat is om op verschillende niveaus soepel en effectief te communiceren.
Profiel:
De ideale secretaris
- Hoort tot of heeft affiniteit met de doelgroepen van het COC en is lid van de vereniging of bereid dat te worden;
- Herkent zich in de visie, missie en doelstellingen van de vereniging;
- Heeft tenminste HBO-niveau en/of ervaring in soortgelijke functie of relevante beroepsmatige ervaring;
- Heeft goede contactuele en communicatieve vaardigheden;
- Is enthousiasmerend, collegiaal en samenwerkingsgericht.
In verband met het karakter van deze functie is een Verklaring Omtrent Gedrag noodzakelijk.
Tijdsinvestering en onkosten:
Deze bestuursfunctie kost ongeveer 4-8 uur per week (indicatief). De tijd is zelf in te delen. Als secretaris ben je wel beschikbaar voor de noodzakelijke vergaderingen en bijeenkomsten, ook op landelijk niveau. De secretaris wordt in functie gekozen door de Algemene Ledenvergadering voor de duur van 2 jaar. De functie is onbezoldigd. Reis- en onkosten worden vergoed volgens de onkostenregeling van de vereniging.
Interesse?
Heb je interesse en denk je in het profiel te passen of wil je inhoudelijke informatie over deze functie? Dan komen we graag in contact met jou. Stuur je motivatie en CV naar Rick Davis, voorzitter COC West-Brabant via info@cocwestbrabant.nl
We nemen dan zo snel mogelijk contact met je op om een kennismakingsgesprek te plannen. Aanstelling d.m.v. verkiezingen tijdens de ALV vindt plaats op 1 december 2020.